Câu chuyện điều lệ dự án phần mềm tại ADG
Chúng ta có thể đã nghe đến thuật ngữ "Điều lệ", ví dụ, "Điều lệ đảng", "Điều lệ quân đội", hay "Điều lệ doanh nghiệp". Những người trong lĩnh vực xây dựng cũng không xa lạ với khái niệm "Điều lệ dự án".
Trong việc triển khai các dự án phần mềm, các doanh nghiệp Việt Nam thường hiếm khi có "Điều lệ dự án", mà thay vào đó là những văn bản khác, ví dụ "Quyết định thành lập ban dự án", "Quyết định triển khai phần mềm", hay "Kế hoạch triển khai".
Và tại ADG cũng không ngoại lệ: việc triển khai các dự án phần mềm đều được dựa trên cơ sở Hợp đồng, Quyết định triển khai và Kế hoạch dự án. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn về "Điều lệ dự án phần mềm", và thực sự có cần cho doanh nghiệp lớn như ADG hay không nhé.
Điều lệ dự án là gì?
Điều lệ dự án là một bản trình bày ngắn gọn về mục tiêu, phạm vi và những người chịu trách nhiệm thực hiện dự án. Tài liệu này được tạo ra để có được sự chấp thuận của các bên liên quan chính của dự án.
Điều lệ nên đưa ra một lời giải thích ngắn gọn và toàn diện về các yếu tố chính của dự án trước khi bắt đầu công việc. Bằng cách tạo điều lệ dự án trước khi bắt tay vào việc xây dựng các tài liệu lập kế hoạch chi tiết khác, người quản lý có thể phê duyệt dự án hoặc thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho dự án.
Điều lệ dự án là một trong những tài liệu được tạo ra trong quá trình lập Kế hoạch dự án.
Khác biệt giữa ĐIỀU LỆ DỰ ÁN và KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Kế hoạch dự án được xây dựng dựa trên Điều lệ dự án để cung cấp bản thiết kế chuyên sâu hơn về các yếu tố chính của dự án.
Các yếu tố chính trong một kế hoạch dự án:
- Các bên liên quan và các vai trò.
- Phạm vi và ngân sách dự án.
- Các cột mốc thời gian và sản phẩm.
- Lịch trình của dự án.
- Các tiêu chuẩn đo lường thành công.
- Kế hoạch tương tác và truyền thông.
Lý do cần có ĐIỀU LỆ DỰ ÁN
Điều lệ dự án có những lợi ích khác đóng góp vào thành công của dự án:
Giúp mục đích của dự án trở nên rõ ràng
Điều lệ dự án đưa ra các tình huống nghiệp vụ cho dự án một cách rõ ràng, giúp mọi người hiểu được mức độ đóng góp của dự án vào bức tranh mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Điều lệ dự án đảm bảo rằng, dự án sẽ không chỉ đơn giản là hoàn thành một mục tiêu nào đó mà sẽ thực sự tác động đến các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
Giúp xác định các bên liên quan
Điều lệ dự án giúp xác định sớm các bên liên quan chính của dự án, từ đó có thể bắt đầu thực hiện phân tích các bên liên quan và thu hút các bên liên quan chính song song với việc tạo kế hoạch dự án của mình.
Trao quyền hạn cho người quản lý dự án
Điều lệ dự án trao cho người quản lý dự án những quyền hạn đối với dự án.
Điều này có nghĩa là: người quản lý dự án có quyền lập kế hoạch và kiểm soát dự án, đồng thời thiết lập vai trò của họ đối với phần còn lại của nhóm dự án và các bên liên quan.
Điều lệ dự án là 'kim chỉ nam" cho dự án
Điều lệ dự án giúp dự án được thực hiện đúng hướng với các nhiệm vụ và mốc thời gian quan trọng.
Nếu dự án không đi đúng hướng, Điều lệ dự án giúp đánh giá xem: liệu dự án có đang được tiến hành phù hợp với mục tiêu ban đầu hay không.
Cách xây dựng điều lệ dự án
Trong điều lệ dự án cần có những thông tin về dự án để chia sẻ với các bên liên quan chính để đạt được sự đồng thuận và khởi động dự án. Điều lệ dự án bao gồm ba yếu tố chính: WHY - WHAT - WHO.
WHY - Tại sao
Ở phần đầu điều lệ cần chỉ ra mục đích và các mục tiêu của dự án. Trong phần này, cần nêu lý do tại sao dự án này lại quan trọng và mong muốn đạt được điều gì từ dự án đó. Mục đích của dự án nên giải thích tầm quan trọng của việc thực hiện và dự án này sẽ phù hợp như thế nào với các mục tiêu của doanh nghiệp.
Ngoài mục đích của dự án, các mục tiêu của nó cũng cần được làm rõ. Đây là những gì dự định đạt được như là kết quả của dự án, chẳng hạn như kết quả hoặc tài sản dự kiến. Có thể sử dụng phương pháp S.M.A.R.T. để đặt mục tiêu và mục tiêu chất lượng cho dự án:
- Specific- Cụ thể.
- Measurable - Đo lường được.
- Achievable - Có thể đạt được.
- Realistic - Có tính thực tế.
- Time-bound - Giới hạn về thời gian.
WHAT - Cái gì
Yếu tố quan trọng thứ hai của điều lệ là phạm vi của dự án. Phạm vi đề cập đến những gì được bao gồm và không được bao gồm trong dự án. Khi xác định phạm vi, cần đặt ranh giới và quan trọng hơn là chỉ ra những gì sẽ không có trong dòng thời gian của dự án.
Khi tạo điều lệ dự án và xác định phạm vi, điều quan trọng nhất sẽ là xác định ngân sách lý tưởng cho dự án. Cần nhớ rằng, điều lệ dự án sẽ được dùng để trình bày nó với các bên liên quan, vì vậy cần làm rõ ngân sách dự án là gì và tiền sẽ đi đâu.WHO - Ai
Ví dụ về điều lệ dự án
- Tên dự án: Đặt tên cho dự án. Đảm bảo điều này đủ mô tả để hầu hết mọi người sẽ hiểu dự án làm gì.
- Quản lý dự án: Đầu mối liên hệ cho dự án này là ai?
- Ngày sửa đổi cuối cùng: Điều lệ dự án là một tài liệu được cập nhật thường xuyên. Việc có thông tin về ngày sửa đổi cuối cùng có thể hữu ích cho các thành viên trong nhóm, những người thường xuyên kiểm tra lại bản công bố.
- Mục đích dự án: Tại sao lại cần có dự án này?
- Mục tiêu dự án: Dự tính đạt được điều gì vào cuối dự án?
- Phạm vi dự án: Khuôn khổ của các sản phẩm dự án là gì? Những gì sẽ không có trong dự án?
- Nhóm dự án và nguồn lực: Ai đang làm việc trong dự án này? Những nguồn lực nào (ví dụ: con người, công cụ và ngân sách) có sẵn cho công việc này.
- Các bên liên quan và người phê duyệt: Các bên liên quan của dự án là ai? Ai cần phê duyệt Điều lệ dự án hoặc bất kỳ sản phẩm nào của dự án?
Từ ĐIỀU LỆ đến thành công của dự án
Sau khi điều lệ dự án được phê duyệt, công việc tiếp theo là lập kế hoạch dự án. Cùng với các tài liệu khác trong dự án, cần đảm bảo rằng, tất cả các thông tin quan trọng của dự án đều được lưu một cách tập trung và mọi người đều có thể truy cập.
Nhận xét
Đăng nhận xét